Officiële post in Spanje: wat er in het staatsblad komt als een brief je niet bereikt

Het Spaanse staatsblad heet voluit Boletín Oficial del Estado. Naast de gewone uitgave bestaan er twee losse supplementen. Het ene is voor kennisgevingen van besturen aan een persoon, het andere voor stukken van rechtbanken.

Een bestuur plaatst daar een bericht als het je op je adres niet bereikt. Wie zo'n plaatsing mag gelasten staat in dezelfde regeling: binnen elk bestuur het orgaan dat die bevoegdheid heeft, en bij processtukken de rechtbank zelf.

Voor jou betekent dat het volgende. Er is een tweede brievenbus, en die hangt niet bij jou aan de muur. Niemand belt aan. Niemand vraagt om een handtekening. Het bericht staat er, en het staat er of je kijkt of niet.

De regeling noemt twee termijnen. Het supplement met de kennisgevingen blijft drie maanden vrij toegankelijk op de site van het staatsblad. Het supplement met de stukken van rechtbanken blijft vier maanden vrij toegankelijk.

Daarna verdwijnt het stuk niet, maar gaat het op slot. Opvragen kan dan alleen nog met de verificatiecode van dat ene document. Die code is uniek en niet te raden.

Twee dingen temperen het beeld van een nummer dat voorgoed op straat ligt. Het staatsblad moet maatregelen nemen tegen het automatisch uitlezen en bewaren van de supplementen door anderen. En is de termijn eenmaal om, dan geeft het staatsblad een gepubliceerd stuk op verzoek nog maar aan een kleine kring: de belanghebbende zelf, zijn vertegenwoordiger, het openbaar ministerie, de ombudsman en de rechtbanken.

Plaatsing in deze twee supplementen gebeurt zonder enige financiële tegenprestatie. Dat staat er met zoveel woorden in.

Dat klinkt als een detail voor boekhouders, maar het zegt iets over de praktijk. Er zit geen rem op. Een bestuur dat je niet bereikt hoeft geen afweging over kosten te maken voordat het deze weg kiest.

Twee vragen liggen voor de hand. Op geen van beide geven wij hier antwoord, en het is eerlijker om dat te zeggen dan om het in te vullen.

De eerste vraag: wanneer mag een bestuur naar dit middel grijpen, en hoeveel tijd heb je daarna om te reageren? Die regel staat niet in de regeling over het staatsblad zelf, maar in de algemene bestuurswet, en voor belastingzaken in de algemene belastingwet. Wij dragen de geldende tekst van die twee bepalingen niet. De versies die wij bij het staatsblad opvroegen hielden op voordat het artikel in beeld kwam.

De tweede vraag: welke van je gegevens staan er in zo'n bericht? De regeling over het staatsblad schrijft dat niet voor. De bijlage beschrijft de technische vorm van het bestand, en dat is iets anders dan een voorschrift over de inhoud. Wij zeggen hier dus niet welke gegevens er wel of niet in staan.

Je kunt het staatsblad zelf in de gaten houden. Dat werkt, maar het is een vermoeiende oplossing voor een probleem dat niet overgaat. De praktische weg loopt de andere kant op: zorgen dat de overheid je langs elektronische weg kan bereiken, en dat jij zelf bij je eigen dossiers kunt.

Daarvoor bestaat het certificaat voor natuurlijke personen van de FNMT, de Spaanse munt- en zegeldrukkerij. De voorwaarde is ruim. In de woorden van de uitgever kan iedere Spaanse of buitenlandse burger die meerderjarig is, of minderjarig en zelfstandig verklaard, en die zijn DNI of NIE heeft, het certificaat gratis aanvragen en krijgen.

De uitgever noemt zelf waarvoor het dient. Bovenaan die lijst staat het indienen en afrekenen van belastingen. Verder onder meer het raadplegen van en het inschrijven in het bevolkingsregister van je gemeente, en het opzoeken van verkeersboetes.

Daarnaast is er Cl@ve, het landelijke inlogsysteem. Registreren kan langs vier wegen: met video-identificatie, met een uitnodigingsbrief per post, met een elektronisch certificaat of een Spaanse identiteitskaart met chip, of aan een loket.

Woon je in Catalonië, dan kom je het idCAT tegen. Het Catalaanse samenwerkingsverband dat het uitgeeft zegt zelf dat je met het idCAT-certificaat bij de diensten van alle overheden van het land terecht kunt. Het houdt dus niet op bij de grens van de regio.

De toegangseis verschilt wel, en juist dat verschil speelt Nederlanders parten. De FNMT noemt de DNI of het NIE. Voor het idCAT-certificaat noemt de uitgever een geldig Spaans identiteitsbewijs of een geldige verblijfskaart, de TIE. Een vel papier met alleen een nummer erop is geen van beide. Via de FNMT is dat nummer wel genoeg.

Er bestaat ook idCAT Mobil, waarbij je je aanmeldt met een identiteitsdocument en je mobiele nummer en per bericht een code krijgt. Online aanmelden vraagt daarnaast om je Catalaanse zorgpas. De uitgever plaatst dit middel bij de openbare diensten van Catalonië. Of het daarbuiten werkt zegt hij niet, en van dat zwijgen maken wij geen ontkenning.