Je papieren vóór vertrek: apostille, legalisatie en het meertalige formulier

Een Nederlandse akte of verklaring is in het buitenland niet vanzelf geldig. Nederland Wereldwijd, de site van Buitenlandse Zaken, zegt het zo: ‘Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land.’ Welke route je neemt, hangt af van het land waar je het document gaat gebruiken:

• Een ander EU-land: voor een reeks openbare documenten is sinds 2019 geen legalisatie en geen apostille meer nodig; een meertalig formulier van de gemeente vervangt de vertaling.
• Een land dat bij het Apostilleverdrag hoort: één sticker van een Nederlandse rechtbank, de apostille.
• Een ander land: legalisatie in stappen, via de rechtbank, het Consulair Dienstencentrum en de ambassade van dat land.

Begin dus met de vraag welk land het is, en pas daarna met de vraag welk loket.

Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 gaat over ‘de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie’. Zij is van toepassing sinds 16 februari 2019 en geldt voor openbare documenten over onder meer geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk, woon- of verblijfplaats, nationaliteit en de afwezigheid van een strafblad. Voor die documenten geldt dat zij ‘worden vrijgesteld van elke vorm van legalisatie en soortgelijke formaliteit’. Nederland Wereldwijd vat het samen: ‘In de EU-verordening staat bijvoorbeeld dat openbare documenten niet gelegaliseerd hoeven te worden voor gebruik in andere EU-landen.’ De Rechtspraak schrijft: ‘In veel gevallen is legalisatie met een apostille niet meer nodig binnen de Europese Unie.’

De verordening kent daarnaast een meertalig modelformulier dat de afgevende instantie bij het document kan voegen; is dat bijgevoegd, dan mag het andere land geen vertaling meer eisen. Vraag er dus naar bij je gemeente als je een uittreksel of een afschrift van een akte ophaalt voor een EU-land. Voor documenten die niet onder de verordening vallen, zoals een diploma of een contract, gelden de gewone regels van het land.

De Rechtspraak: ‘Een apostille is een verkorte vorm van legaliseren. De apostille of legalisatie is een stempel of sticker van de rechtbank op een officieel Nederlands document.’ Wanneer volstaat hij: ‘Is het land waarin u het document wilt gebruiken aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan kunt u het officiële document naar de rechtbank brengen om er een apostille op te laten zetten.’ Welke rechtbank maakt niet uit: ‘U kunt zelf kiezen naar welke rechtbank in Nederland u gaat, het maakt niet uit waar het document is afgegeven’, met als uitzondering een rechterlijke uitspraak of beschikking. Het tarief: ‘Voor het aanvragen van een apostille of legalisatie betaalt u 27 euro (26 euro voor 2025).’ Hoe je aanvraagt, aan de balie of per post, verschilt per rechtbank; kijk dat na bij de rechtbank van je keuze.

Let op bij diploma's en enkele andere stukken: een diploma van DUO en een verklaring van het CAK moeten eerst door die instantie zelf worden gelegaliseerd voordat de rechtbank er een apostille op zet.

Hoort het land niet bij het Apostilleverdrag, dan schrijft de Rechtspraak: ‘Is het land waarin u het document wilt gebruiken niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan kunt u het document meestal laten legaliseren door het Consulair Dienstencentrum (CDC).’ Nederland Wereldwijd geeft de volgorde. Eerst legaliseert de rechtbank, de Kamer van Koophandel of DUO het stuk. Dan komt het CDC. Daarna volgt de ambassade of het consulaat van het land waar je het document gaat gebruiken.

Het CDC zelf: ‘Het legaliseren door het CDC kost € 10 per document.’ Je stuurt de documenten aangetekend op en krijgt ze na betaling ‘binnen 5 tot 7 werkdagen’ terug, of je gaat naar de balie in Den Haag (Rijnstraat 8), ‘Maandag tot en met vrijdag tussen 9:00 en 12:00 uur’, waar de ‘Wachttijd is gemiddeld 1 uur’. Wat de ambassade daarna rekent, verschilt per land en staat hier niet.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag vraag je als particulier zelf aan via je gemeente, volgens Justis ‘bijvoorbeeld een visum, immigratie of voor werken in het buitenland’; via de gemeente kost zij € 41,35. Binnen de EU valt de VOG onder de verordening hierboven, als document over de afwezigheid van een strafblad; voor een land van het Apostilleverdrag zet de rechtbank er een apostille op, en daarbuiten volgt de VOG dezelfde weg als je andere documenten via het CDC.

Twee dingen ontbreken met opzet. Welke documenten jouw nieuwe land precies vraagt, staat in de landgidsen en bij de instantie van dat land; deze gids gaat alleen over het stempel dat een Nederlands document daar geldig maakt. En wat je gemeente rekent voor een uittreksel of een meertalig formulier, hebben wij niet bij een gemeente nagelezen; vraag het bij je eigen gemeente. De volledige tekst van de verordening kregen wij bij de wettenbank van de EU maar één keer open; de artikelen staan hierboven in strekking en één zin woordelijk, en de rest staat als open punt in het bronnenregister.